Politika zasebnosti DocuWise

1. SPLOŠNO

V družbi Integra Legal, pravne storitve d.o.o. (»Integra Legal«) varstvu vaših osebnih podatkov posvečamo veliko pozornost. Spoštujemo vašo zasebnost in vaše podatke varujemo skrbno in skladno z veljavno zakonodajo. Vaše podatke zbiramo in obdelujemo le, če imamo za to zakonsko podlago, in zgolj v obsegu, ki je nujno potreben za dosego namena obdelave.   

Ta Politika zasebnosti DocuWise (v nadaljevanju: »Politika zasebnosti«) pojasnjuje, kako obdelujemo vaše osebne podatke. Politika zasebnosti ureja vašo uporabo storitev DocuWise (»storitve«) na kateri koli napravi. Ne uporablja se za nobeno drugo storitev, izdelke ali spletna mesta, ki jih ponujamo.

 

2. NAŠI KONTAKTNI PODATKI

Podatki o nas kot upravljavcu podatkov:

Firma:	Integra Legal, pravne storitve d.o.o.
Skrajšana firma:	Integra Legal d.o.o.
Sedež:	Ljubljana
Poslovni naslov:	Kersnikova ulica 6, 1000 Ljubljana, Slovenija, EU
Matična številka:	8609551000
Davčna številka:	SI 35287390
Elektronski naslov:	office@integralegal.si

 

3. OSEBNI PODATKI, KI JIH ZBIRAMO

V tej tabeli so navedene kategorije osebnih podatkov, ki jih zbiramo.

Ko ustvarite ali posodobite svoj račun
Kategorija	Opis
Uporabniški podatki	Podatki, zbrani, ko ustvarite ali posodobite svoj uporabniški račun. Podatki vključujejo: –       ime, –       priimek, –       elektronski naslov, –       geslo (v šifrirani obliki, ki nam ni berljiva). Te podatke prejmemo od vas, npr. iz prijavnega obrazca ali postopka oz. ob posodobitvi računa.
Ko uporabljate storitve
Kategorija	Opis
Podatki o uporabi	Podatki, zbrani in obdelani, ko uporabljate storitve. a)    Informacije o vaših nastavitvah storitev Podatki vključujejo: –       informacije o vaših jezikovnih nastavitvah, –       informacije o drugih nastavitvah storitev. b)    Informacije o tem, kako uporabljate storitve Podatki vključujejo: –       informacije o vaših dejanjih v okviru storitev (vključno z datumom in uro) kot so kliki na posamezne funkcije itd. c)     Tehnični podatki Podatki vključujejo: –       IP naslov, –       informacije o napravah, ki jih uporabljate, kot npr ID-ji naprav, vrsta omrežne povezave, operacijski sistem, brskalnik itd.
Dodatni podatki
Kategorija	Opis
Anketni in raziskovalni podatki	Ko izpolnite anketo ali sodelujete v raziskavi zadovoljstva uporabnikov, zbiramo in uporabljamo podatke, ki nam jih posredujete.
Podatki o interakcijah	Če se naročite na naše e-novice, od naših partnerjev za e-poštno trženje prejmemo podatke o vaših interakcijah s promocijami (in/ali e-pošto), ki vključujejo podatke               o datumu in uri dostopa e-pošte in podatek o tem katera e-poštna sporočila odprete.

4. NAMEN IN PRAVNA PODLAGA ZA OBDELAVO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Vaše podatke ali podatke v zvezi z vami obdelujemo za različne namene. Za vsak namen v nadaljevanju pojasnjujemo, katero kategorijo podatkov obdelujemo in zakaj smo do obdelave upravičeni. Integra Legal ne uporablja avtomatiziranega odločanja ali profiliranja.

Da boste lažje razumeli tabelo, je tu splošna razlaga vsake »pravne podlage«:

• izvajanje pogodbe: Ko je potrebno, da Integra Legal obdeluje vaše osebne podatke za zagotavljanje storitev.
• zakoniti interes: Ko ima Integra Legal ali tretja oseba interes za uporabo vaših osebnih podatkov na določen način, ki je potreben in upravičen glede na morebitna tveganja za vas in druge uporabnike storitev. Na primer uporaba vaših podatkov o uporabi za izboljšanje funkcionalnosti storitev. Pišite nam, če želite, da vam natančneje pojasnimo posamezno utemeljitev.
• privolitev: Ko vas Integra Legal pozove, da aktivno podate svoje soglasje za uporabo vaših osebnih podatkov za določen namen, na primer za e-poštno trženje.
• skladnost z zakonskimi obveznostmi: Kadar mora Integra Legal obdelovati vaše osebne podatke v skladu z zakonodajo.

 

Namen obdelave vaših podatkov	Pravna podlaga, ki dovoljuje namen	Kategorije osebnih podatkov, ki se uporabljajo za ta namen
Za zagotavljanje delovanja storitev. Vaše osebne podatke na primer uporabljamo za: –       odprtje vašega računa, –       spreminjanje vašega računa, –       prilagoditve vašega računa, –       razlikovanje med uporabniki in za namene avtentikacije, –       pomoč pri uporabi storitev, oz. –       zagotavljanje funkcionalnosti storitev.	Izvajanje pogodbe	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Anketni in raziskovalni podatki
Za diagnosticiranje, preprečevanje in odpravljanje težav s storitvami.	Izvajanje pogodbe	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi
Za ohranjanje varnosti storitev, za odkrivanje in preprečevanje goljufij.	Zakoniti interes Naš zakoniti interes zajema zagotavljanje nemotenega delovanja storitev in zaščito naših uporabnikov pred goljufijami in drugimi nezakonitimi dejavnostmi.	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Anketni in raziskovalni podatki
Za ocenjevanje in razvoj novih funkcij, tehnologij in izboljšavo storitev.	Zakoniti interes Naš zakoniti interes zajema razvoj in izboljšavo storitev in posameznih funkcij za naše uporabnike.	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Anketni in raziskovalni podatki
Za analizo in vzpostavitev marketinške strategije.	Zakoniti interes Naš zakoniti interes zajema razvoj strategij za trženje, ki nam omogočajo učinkovito razporeditev tržnih virov, na primer, na katero državo, regijo ali mesto naj se usmerimo, katere kategorije strank bodo najverjetneje kupile naše storitve.	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Anketni in raziskovalni podatki –       Podatki o interakcijah
Pošiljanje e-novic za naše naročnike.	Zakon	–       Uporabniški podatki
Segmentacija e-novic	Zakoniti interes povečanja učinkovitosti komunikacije z naročniki in potencialnimi naročniki	–       Uporabniški podatki –       Podatki o interakcijah
Pošiljanje e-novic za prijavljene posameznike.	Soglasje	–       Uporabniški podatki –       Podatki o interakcijah
Za izpolnjevanje pravnih obveznosti, ki veljajo za nas. Sem spadajo računovodske, poročevalske in davčne obveznosti.	Skladnost z zakonskimi obveznostmi	Nabor podatkov je odvisen od zakonske obveznosti
Za izpolnitev zahteve organov pregona, sodišč ali drugih pristojnih organov.	Skladnost z zakonskimi obveznostmi	Nabor podatkov je odvisen od zakonske obveznosti
Za vzpostavitev, izvajanje ali obrambo pred pravnimi zahtevki. Na primer, če smo vpleteni v sodni postopek in moramo našim odvetnikom ali sodišču posredovati informacije v zvezi s konkretnim primerom.	Skladnost z zakonskimi obveznostmi	Nabor podatkov je odvisen od zakonske obveznosti
Za izvajanje raziskav in anket. Na primer, ko stopimo v stik z našimi uporabniki in jih prosimo za povratne informacije.	Zakoniti interes   Naš zakoniti interes zajema pridobivanje boljšega vpogleda v to, kaj uporabniki menijo o storitvah in kako jih  uporabljajo.	–       Anketni in raziskovalni podatki

 

5. DELITEV VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Oglejte si spodnjo tabelo za več informacij o tem, katere podatke delimo, komu in zakaj jih delimo. Osebe, ki jim delimo podatke, lahko delujejo kot naši obdelovalci podatkov, s katerimi sklenemo ustrezne pogodbe o obdelavi podatkov, neodvisni upravljavci podatkov ali kot skupni upravljavci, s katerimi sklenemo pogodbe o skupnem upravljanju.

 

Kategorije prejemnikov	Kategorije podatkov	Razlog za deljenje
Ponudniki storitev, ki delujejo kot naši obdelovalci podatkov	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Podatki o interakcijah	Za Integra Legal opravljajo različne storitve. Ti ponudniki storitev vključujejo tiste, ki jih najamemo za: –       zagotovitev podpore strankam (npr. ponudniki CRM itd.) –       razvoj, upravljanje in vzdrževanje tehnične infrastrukture, ki jo moramo zagotoviti za storitve (npr. ponudniki gostovanja strežnikov, ponudniki infrastrukture v oblaku, podjetja za razvoj programske opreme) –       pomoč pri zaščiti in zavarovanju naših sistemov in storitev (npr. podjetja za razvoj programske opreme) –       ravnanje v skladu z našimi zakonskimi obveznostmi in zasledovanje svojih drugih zakonitih interesov (npr. računovodske družbe, ponudniki orodij za analizo itd.) –       ponudnik orodja za e-poštni marketing
Organi kazenskega pregona in drugi organi ali druge stranke v sodnem postopku	–       Uporabniški podatki –       Podatki o uporabi –       Podatki o interakcijah –       Anketni in raziskovalni podatki	Kadar v dobri veri verjamemo, da je to potrebno, da na primer izpolnimo zakonsko obveznost, se odzovemo na pravni poziv (kot je sodni nalog ali sodni poziv) ali sprožimo sodni postopek (vložimo tožbo) itd.

 

6. SHRANJEVANJE PODATKOV

Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno, da se izpolni namen, za katerega so bili zbrani.

Vaše podatke hranimo skladno z naslednjimi roki hrambe:

1. Pri zagotavljanju naših storitev vaše osebne podatke obdelujemo ves čas trajanja pogodbenega razmerja in še 10 let po prenehanju pogodbenega razmerja. Podatke o generiranih dokumentih hranimo 10 let od datuma nastanka posamičnega dokumenta.
2. Kadar vaše osebne podatke obdelujemo zaradi diagnosticiranja, preprečevanja in odpravljanja težav ali za potrebe ohranjanja varnosti, bomo podatke obdelovali toliko časa, kolikor je potrebno, da se izvede ustrezna aktivnost.
3. Analize za izboljšavo produktov izvajamo na podlagi anonimiziranih podatkov, kjer identifikacija ni mogoča.
4. Pošiljanje e-novic poteka do vaše odjave. Odjavite se lahko kadarkoli s klikom na odjavni gumb v vsakem e-poštnem sporočilu.
5. Kadar obdelava poteka na podlagi zakona in/ali zaradi uveljavitve kakršnegakoli zahtevka ali obrambo pred zahtevkom, se podatke hrani skladno z zakonodajo.

 

7. PRENOS PODATKOV ZUNAJ EU

Pri izvajanju dejavnosti, opisanih v tej Politiki zasebnosti, Integra Legal osebnih podatkov ne posreduje izven Evropskega gospodarskega prostora.

 

8. VARNOST VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Zavezani smo k varovanju vaših osebnih podatkov. Uvedli smo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito varnosti vaših osebnih podatkov. Vzpostavili smo različne zaščitne ukrepe za zaščito pred nepooblaščenim dostopom in nepotrebnim shranjevanjem osebnih podatkov v naših sistemih. Ti vključujejo politike dostopa in shranjevanja. Vendar noben sistem ne zagotavlja popolne zaščite.

V kolikor bi prišlo do varnostnega incidenta, bomo o tem obvestili Informacijskega pooblaščenca. Če pa bi prišlo do varnostnega incidenta, ki lahko povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, bomo o tem nemudoma obvestili tudi posameznike.

Za zaščito vašega uporabniškega računa vam priporočamo, da:

• uporabite močno geslo, ki ga uporabljate samo za storitve
• svojega gesla nikoli ne delite
• omejite dostop do naprav
• se odjavite, ko končate z uporabo storitev v napravi, ki je v skupni rabi.

 

9. KAKŠNE PRAVICE IMATE V ZVEZI Z OBDELAVO VAŠIH PODATKOV?

V zvezi z vašimi osebnimi podatki lahko uveljavljate naslednje pravice:

• pravica do obveščenosti: imate pravico do obveščenosti o vaših osebnih podatkih, ki jih obdelujemo, in o tem, kako jih obdelujemo.
• pravica do dostopa do vaših osebnih podatkov: Pravico imate zahtevati dostop do vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Zahtevate lahko potrditev, ali se osebni podatki v zvezi z vami obdelujejo ali ne, in v primeru obdelave dostop do vaših osebnih podatkov in informacij v skladu s 15. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov. Obenem lahko zahtevate tudi kopijo vaših osebnih podatkov.
• pravica do popravka: trudimo se, da vseskozi obdelujemo točne in popolne podatke. V primeru, da obdelujemo netočne ali nepopolne podatke, imate pravico zahtevati, da jih popravimo in/ali dopolnimo.
• pravica do izbrisa: v nekaterih primerih imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov.
• pravica do omejitve obdelave: V nekaterih primerih lahko poleg pravice do izbrisa uveljavljate tudi pravico do omejitve obdelave osebnih podatkov.
• pravica do prenosljivosti podatkov: od nas lahko zahtevate vse vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali in jih obdelujemo na podlagi vašega soglasja in na podlagi izvajanja pogodbe. Osebne podatke vam bomo posredovali v strukturirani, ustaljeni in strojno berljivi obliki. Pravico imate zahtevati, da se osebni podatki prenesejo neposredno od nas k drugemu upravljavcu, kadar je to tehnično izvedljivo.
• pravica do ugovora zoper obdelavo podatkov: na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico do ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov, ki temelji na naših zakonitih interesih. V vsakem primeru imate vedno pravico ugovarjati obdelavi podatkov za namene neposrednega trženja. Vaše podatke bomo takoj prenehali obdelovati za tržne dejavnosti; v drugih primerih bomo storili enako, če nimamo zakonitih razlogov za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi pravicami ali za uveljavljanje pravnih zahtevkov.
• pravica do preklica soglasja: prav tako imate pravico do umika soglasja za obdelavo v primerih, ko podatke obdelujemo na podlagi vašega soglasja.

V vsakem primeru imate pravico, da vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, slovenskemu nadzornemu organu, pristojnemu za področje varstva podatkov (Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, www.ip-rs.si).

Zahtevo za izvrševanje pravice podate tako da nam pišete na office@integralegal.si z zadevo varstvo osebnih podatkov.

V primeru, da boste podali zahtevo za izvrševanje pravice, pa vas iz poslane zahteve ne bo mogoče z gotovostjo identificirati, vas bomo prosili za posredovanje dodatnih osebnih podatkov. V primeru, da nam dodatnih osebnih podatkov ne posredujete, bomo vašo zahtevo zavrgli. Na zahteve bomo odgovorili v roku 30ih dni od prejema, razen v primeru obsežnih zahtev, kjer bomo za pripravo odgovora potrebovali več časa. O podaljšanju roka vas bomo predhodno ustrezno obvestili.

 

10. POLITIKA PIŠKOTKOV

Piškotki so majhne tekstovne datoteke, ki se naložijo v vašo napravo, na primer, ko obiščete našo spletno stran. Piškotki nam omogočajo, da prepoznamo vašo napravo in vam omogočimo nemoteno uporabo storitev, na primer tako, da zabeležijo vaše nastavitve ali pretekla dejanja na spletni strani.

Piškotki opravljajo veliko različnih nalog, na primer omogočajo učinkovito prehajanje med (pod)stranmi, zabeležijo vaše nastavitve in na splošno izboljšajo vašo uporabniško izkušnjo.

Integra Legal uporablja samo nujno potrebne piškotke. Te piškotke nastavi Integra Legal in so nujno potrebni, da vam lahko omogočimo uporabo funkcij storitev, kot so tehnično posredovanje vsebine, prilagoditev vaših nastavitev, prijava itd. Brez teh piškotkov vam storitev ne moremo zagotoviti, zato jih ne morete zavrniti.

V tej tabeli so navedeni nujno potrebni piškotki, ki jih uporabljamo.

Piškotek	Namen in delovanje	Trajanje	Kdo nastavi piškotek?
sb – api -auth-token	Za preverjanje pristnosti in avtorizacijo zahtev API.	Trajno	docuwise.eu
sentryReplaySession	Za analizo napak na spletni strani.	Trajno	docuwise.eu
platform_host	Za upravljanje izgleda spletne strani.	Čas seje	docuwise.eu

 

11. SPREMEMBE POLITIKE ZASEBNOSTI

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Če bomo vnesli kakšne bistvene spremembe, vas bomo o tem obvestili. Datum zadnjih sprememb je naveden na koncu dokumenta.

12. KAKO LAHKO UVELJAVLJATE SVOJE PRAVICE?

Če imate vprašanje ali želite uveljavljati svoje pravice, nam enostavno pišite na elektronski naslov office@integralegal.si. Na vašo zahtevo bomo skušali odgovoriti v najkrajšem možnem času, najkasneje v enem mesecu.

 

Julij 2025